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Consejos legales para formar empresas familiares en Colombia

Formar una empresa familiar en Colombia requiere cumplir con varias formalidades legales y tomar en cuenta aspectos que aseguren la sostenibilidad y armonía de la empresa a largo plazo. Aquí tienes algunos consejos legales para formar una empresa familiar en Colombia:

  1. Elección del tipo de sociedad:
    • Decide el tipo de sociedad que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa (SAS, S.A., LTDA, etc.).
    • La Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) es una opción flexible y popular en Colombia.
  2. Redacción de estatutos claros:
    • Define claramente los roles y responsabilidades de cada miembro de la familia.
    • Incluye cláusulas sobre la transmisión de acciones, resolución de conflictos y sucesión.
  3. Acuerdo de accionistas:
    • Elabora un acuerdo de accionistas que regule la participación y derechos de los miembros de la familia.
    • Establece mecanismos para la toma de decisiones y protección de los intereses de la empresa.
  4. Registro de la empresa:
    • Registra la empresa ante la Cámara de Comercio correspondiente.
    • Obtén el RUT (Registro Único Tributario) y el NIT (Número de Identificación Tributaria) ante la DIAN.
  5. Aspectos tributarios:
    • Consulta con un contador para entender las obligaciones fiscales y beneficios tributarios.
    • Cumple con todas las obligaciones tributarias y presenta declaraciones de impuestos de manera oportuna.
  6. Contratos laborales y de servicios:
    • Formaliza las relaciones laborales mediante contratos de trabajo.
    • Define las condiciones laborales, beneficios y obligaciones de los empleados familiares y no familiares.
  7. Gobierno corporativo:
    • Implementa buenas prácticas de gobierno corporativo para asegurar la transparencia y eficiencia.
    • Considera la creación de un consejo de administración o junta directiva con miembros externos a la familia.
  8. Políticas de sucesión:
    • Desarrolla un plan de sucesión que garantice la continuidad de la empresa.
    • Identifica y prepara a los sucesores mediante formación y experiencia en la empresa.
  9. Protección de activos y patrimonio:
    • Evalúa la necesidad de adquirir seguros para proteger los activos de la empresa.
    • Considera la creación de patrimonios autónomos o fiducias para proteger los bienes familiares.
  10. Asesoría legal continua:
    • Mantén una relación continua con un abogado especializado en derecho comercial y familiar.
    • Actualiza los documentos legales y estatutos conforme a los cambios en la legislación y necesidades de la empresa.

Riesgos de no definir un servicio a través de un contrato

No definir un servicio a través de un contrato conlleva varios riesgos significativos que pueden afectar tanto a la relación entre las partes involucradas como al éxito del proyecto. A continuación, se detallan algunos de estos riesgos:

1. Falta de claridad y expectativas no cumplidas

  • Incerteza sobre los requisitos: Sin un contrato, las especificaciones y requisitos del servicio pueden no estar claramente definidos, lo que puede llevar a malentendidos y expectativas no cumplidas.
  • Confusión sobre el alcance: La falta de un contrato puede resultar en disputas sobre lo que se incluye y lo que no se incluye en el servicio, llevando a problemas de alcance.

2. Riesgos financieros

  • Disputas de pago: Sin términos claros sobre los pagos, puede haber desacuerdos sobre cuándo y cuánto se debe pagar, lo que puede resultar en demoras en los pagos o en pagos incompletos.
  • Costos adicionales: La falta de un contrato puede llevar a costos inesperados, ya que las partes pueden no haber acordado previamente sobre tarifas adicionales para trabajos fuera del alcance inicial.

3. Problemas legales

  • Responsabilidad y obligaciones: Sin un contrato, no hay claridad sobre las responsabilidades y obligaciones de cada parte, lo que puede llevar a problemas legales si una parte no cumple con sus compromisos.
  • Protección limitada: En ausencia de un contrato, puede ser difícil protegerse legalmente en caso de disputas, ya que no hay documentación formal que detalle los acuerdos entre las partes.

4. Riesgos operativos

  • Cumplimiento de plazos: Sin un acuerdo formal sobre los plazos, es posible que los proyectos no se completen a tiempo, afectando otros planes y compromisos.
  • Calidad del servicio: La falta de especificaciones claras sobre los estándares de calidad puede resultar en un servicio deficiente, ya que no hay criterios establecidos para medir y evaluar la calidad del trabajo realizado.

5. Relaciones deterioradas

  • Conflictos y disputas: La ausencia de un contrato puede llevar a conflictos y disputas frecuentes, lo que puede dañar la relación entre las partes involucradas.
  • Falta de confianza: Sin un acuerdo formal, puede haber una falta de confianza entre las partes, lo que puede dificultar la cooperación y colaboración efectiva.

6. Riesgos de propiedad intelectual

  • Derechos no claros: Sin un contrato, puede no estar claro quién posee los derechos de propiedad intelectual sobre el trabajo realizado, lo que puede llevar a disputas sobre el uso y la propiedad de los productos o servicios desarrollados.
  • Uso indebido de información: Sin acuerdos sobre la confidencialidad y el uso de información, hay un riesgo mayor de que la información sensible sea mal utilizada o divulgada.

7. Falta de un marco para resolución de disputas

  • Sin mecanismo claro de resolución: Sin un contrato, puede no haber un mecanismo claro para resolver disputas, lo que puede llevar a largos y costosos procesos legales.

8. Compromiso reducido

  • Menor compromiso: Las partes pueden estar menos comprometidas con el proyecto si no hay un contrato que formalice sus responsabilidades y obligaciones, lo que puede afectar la dedicación y el esfuerzo puesto en el trabajo.

Tipos de sociedades mercantiles en Colombia

En Colombia, las sociedades mercantiles se regulan principalmente por el Código de Comercio y la Ley 1258 de 2008. Los tipos más comunes de sociedades mercantiles son:

1. Sociedad Anónima (S.A.)

  • Capital: Dividido en acciones, que pueden ser libremente negociables.
  • Número de Socios: Mínimo cinco.
  • Responsabilidad: Los accionistas tienen responsabilidad limitada hasta el monto de sus aportes.
  • Órganos de Dirección: Asamblea de accionistas y junta directiva.

2. Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.)

  • Capital: Dividido en acciones, con flexibilidad en la emisión de diferentes clases de acciones.
  • Número de Socios: Mínimo uno.
  • Responsabilidad: Los accionistas tienen responsabilidad limitada hasta el monto de sus aportes.
  • Órganos de Dirección: Flexible, puede tener una junta directiva opcional; es común la figura de un representante legal.

3. Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L. o Ltda.)

  • Capital: Dividido en cuotas de participación, no en acciones.
  • Número de Socios: Mínimo dos y máximo 25.
  • Responsabilidad: Los socios responden hasta el monto de sus aportes, pero también pueden ser responsables solidarios por los actos de los administradores.
  • Órganos de Dirección: Junta de socios y gerente.

4. Sociedad Colectiva

  • Capital: Aportado por los socios, quienes pueden aportar capital o trabajo.
  • Número de Socios: Mínimo dos.
  • Responsabilidad: Los socios responden de manera solidaria e ilimitada por las obligaciones sociales.
  • Órganos de Dirección: Asamblea de socios y representante legal.

5. Sociedad en Comandita

Existen dos tipos:

  • Sociedad en Comandita Simple (S.C.S.): Con al menos un socio gestor y un socio comanditario. Los gestores tienen responsabilidad ilimitada, mientras que los comanditarios tienen responsabilidad limitada a su aporte.
  • Sociedad en Comandita por Acciones (S.C.A.): Similar a la S.C.S., pero el capital está dividido en acciones. Los socios gestores tienen responsabilidad ilimitada y los socios comanditarios tienen responsabilidad limitada.

6. Sociedad Limitada por Cuotas de Capital (Sociedad de Economía Mixta)

  • Es una forma de sociedad en la que participan tanto el sector público como el privado. Los derechos y obligaciones están sujetos a las reglas de las sociedades limitadas o anónimas, según la composición accionaria.

¿Qué es el contrato de oferta aceptada en Colombia?

En Colombia, el contrato de oferta aceptada se refiere a un acuerdo contractual que se forma cuando una oferta realizada por una parte es aceptada por otra, cumpliendo con los requisitos legales para que sea vinculante. Este concepto es fundamental en el derecho contractual y se rige por las normas del Código Civil Colombiano y, en algunos casos, por el Código de Comercio.

Elementos del contrato de oferta aceptada

  1. Oferta: Una oferta es una propuesta de contrato realizada por una persona (el oferente) a otra (el destinatario) con la intención de que, si se acepta, se cree un acuerdo vinculante. La oferta debe ser clara, precisa, y contener todos los elementos esenciales del contrato.

  2. Aceptación: La aceptación es el acto por el cual el destinatario de la oferta manifiesta su conformidad con ella. Para que la aceptación sea válida, debe ser incondicional, es decir, no debe modificar los términos de la oferta. Si hay modificaciones, se considera una contraoferta.

  3. Capacidad: Tanto el oferente como el aceptante deben tener la capacidad legal para celebrar el contrato. Esto significa que deben ser mayores de edad y estar en pleno uso de sus facultades mentales, entre otras cosas.

  4. Consentimiento: Debe existir un acuerdo voluntario entre las partes sin vicios del consentimiento, como el error, la fuerza, o el dolo.

  5. Objeto y causa lícita: El objeto del contrato debe ser lícito, posible y determinado, y la causa también debe ser lícita.

Formación del contrato

El contrato se forma en el momento en que la aceptación de la oferta llega al conocimiento del oferente, a menos que las partes hayan acordado otro momento o condición para que el contrato se considere perfeccionado.

Requisitos adicionales

En ciertos casos, el Código de Comercio Colombiano establece requisitos adicionales, como la forma escrita para ciertos tipos de contratos, o la inscripción en registros públicos para que tengan efectos frente a terceros.

Ejemplo práctico

Imagina que una empresa A envía una oferta por escrito a la empresa B para venderle una cantidad de productos a un precio determinado. Si la empresa B responde aceptando los términos sin cambios, se ha formado un contrato de oferta aceptada. Si, por otro lado, la empresa B propone un precio diferente, eso sería una contraoferta, y no habría contrato hasta que la empresa A acepte esos nuevos términos.

En resumen, el contrato de oferta aceptada en Colombia es un acuerdo legalmente vinculante que se forma cuando una oferta es aceptada de manera incondicional, cumpliendo con los requisitos legales aplicables.

¿Cómo se da el acoso laboral?

¿Cómo se da el acoso laboral? Las siguientes son algunas formas en las que se presenta el acoso laboral, y la ley las identifica así:

Maltrato Cualquier acto de agresión física, independiente de las consecuencias que tenga .

Las expresiones injuriosas o ultrajantes sobre la persona, con utilización de palabras soeces o que se refieran a la raza, al género, al origen familiar o nacional, la preferencia política o el estatus social. Los comentarios hostiles y humillantes de descalificación profesional expresados en presencia de los compañeros de trabajo. El envío de anónimos, llamadas telefónicas y mensajes virtuales que tengan contenido injurioso, ofensivo o intimidatorio o el sometimiento a una situación de aislamiento social.

Persecución: Las amenazas de despido sin justificación dichas delante de los compañeros de trabajo. Las múltiples denuncias disciplinarias. La descalificación humillante y en presencia de los compañeros de trabajo de las propuestas u opiniones de trabajo. La exigencia de trabajar en horarios que superan la jornada contratada o legalmente establecida, los cambios sorpresivos de turno y la exigencia permanente de trabajar domingos y días festivos, sin que haya una necesidad real de la empresa, o en forma discriminatoria respecto a los demás trabajadores(as). La negativa injustificada a otorgar permisos, licencias por enfermedad, licencias ordinarias y vacaciones, cuando se dan las condiciones legales, reglamentarias o convencionales para pedirlos.

Discriminación: Cuando por razones de raza, género, edad, origen familiar o nacional, creencia religiosa, preferencia política, situación social u orientación sexual se trata al trabajador(a) de manera diferente. Las burlas sobre la apariencia física o la forma de vestir, hechas en público. Decir en público hechos que pertenecen a la vida íntima de la persona.

Entorpecimiento: Cuando se niegan los materiales e información absolutamente indispensables para el cumplimiento del trabajo.

Cuando se imponen deberes demasiado extraños a las obligaciones del trabajo. Si hay exigencias abiertamente desproporcionadas sobre el cumplimiento de la labor encomendada. Cuando hay cambio del lugar de trabajo o de la labor contratada sin ningún fundamento claro que justifique la necesidad técnica de la empresa.

Inequidad: Si en el trato se nota discriminación respecto a los demás trabajadores(as) en cuanto al otorgamiento de derechos, prerrogativas laborales y la imposición de deberes.

Desprotección: Cuando se asignan tareas que ponen en riesgo su vida o integridad física, sin darle los elementos de seguridad necesarios.

¿Para qué es necesario el certificado laboral?

Es importante  para la persona o empleado, poder contar con las certificaciones laborales de las empresas donde ha trabajo, debido a que los futuros nuevos empleadores pueden valerse de ellas para apoyar la información o datos que se hayan expresado verbalmente o en la hoja de vida.

Generan confianza y validan  la experiencia, experticia y habilidades en determinadas áreas, así como la continuidad laboral, progreso e incrementos de salario de acuerdo con la responsabilidad demostrada en cada actividad.

Es muy frecuente, que al realizar gestiones con entidades bancarias, como son las solicitudes de créditos, está certificación sea requisito indispensable para la fluidez y aprobación de los mismos, pues con la Certificación Laboral, se da fé de los ingresos que en algún momento se devengaron o devengan.

Por estas razones, la información obligatoria, que contiene la Certificación, no excluye la posibilidad de poder adicionar otros datos, que enaltezcan la Relación Laboral según algún caso en particular, no está demás indicar que cualquier comentario que se agregue  debe ser positivo, no se permite adjetivos negativos o que dañen el perfil laboral del trabajador.

La ley es clara en cuanto al contenido y redacción que el mismo debe tener, por lo que no es del todo aconsejable usar formas, es mejor si se cuenta con un asesor legal que lo redacte y esto a su vez permita una mejor valoración y validez del mismo.